株式会社エドカ、小泉です。今日は、イベント主催者の方、もしくはその広報に関わる方のための【イベント広報】の進め方～プレスリリース作成・配信時期やメディアアプローチについて～、このテーマでお送りします。※今回は「プレスリリースによるメディア露出」に絞ってお伝えいたします。
そもそも・・ですが、目的とメリットの整理です。
◆目的：何のために広報をするのか ①一般客の集客(toC)
②スポンサー・取引先の獲得、継続(toB)
主に2つ上げられると思います。ブランディングのためという目的もありますが、それは結局①②に繋げるためのものなので、目的は①②としています。
①においての広報メリット
自社ではカバーできない、各メディアが抱える読者にリーチできる。自社イベントを読者に刺さる形で編集し、魅力的に訴求できる。
※露出の多さに対して、明らかに集客が比例していない場合は、ターゲットに刺さっていないため、メディア選定やリリースの内容を見直す必要があります。
②においての広報メリット
新規スポンサーに対して：
メディア露出があることで信頼と安心感を与え、新規営業がスムーズになります。また、問い合わせによる営業にも繋がります。
既存スポンサーに対して：
取引先社内への理解浸透、スポンサー契約の継続に繋がり、例えば協賛プランの追加・アップグレード(予算増)にも関わります。スポンサーが継続することで経営の安定に繋がります。
補足：
細かく上げれば、例えばイベント出演者に対する出演メリットにも繋がります。
◆イベント開催に向けた広報面の活動 イベントも多種多様で規模も大小あります。今回は、小～中規模のイベントと想定し、イベントであれば概ね必要であろう内容を記載しています。
※今回はチラシやポスターの配布・掲出、記者会見の実施、SNSでの展開・露出などは除いています。
・プレスリリースの作成
内容を1～2枚程度にまとめる
・情報提供
①記者クラブ
②個別にアプローチする
※規模が大きいイベントや、半年などの一定の期間を要するイベントの場合、「プレスリリース配信サイトを活用した一斉配信」も併用しています。
①記者クラブへのアプローチ 開催する地域の記者クラブに情報提供(プレスリリースの配布)を行います。
記者クラブとは、今回で言う、その地域に関連する各メディア(記者)が在籍している場所で、プレスリリースを基本無料で受け付けています。
例えば横浜だと商工会議所にあり、TV・新聞など13社が加盟してます。※記者が常時いるわけではありません。参考：横浜経済記者クラブ https://www.yokohama-cci.or.jp/pr/club/
「地域名 記者クラブ」などで検索すると配布する施設のサイト、もしくは関連情報が出てきます。「横浜 記者クラブ」「町田 記者クラブ」など。各自ご確認下さい。
※弊社では記者クラブへの投げ込み（プレスリリースの情報提供）から、度々取材に至っています。
②個別アプローチ そのイベントに関連するカテゴリーの記事を書いた記者・編集者をリサーチし、基本的にはメディア宛、各当ページ宛ではなく、「記者宛(フルネーム)」で情報提供を行います。「関連するカテゴリー」とは、その地域、業界など、上げればいくらでもあります。
イベント広報初心者、もしくは掲載実績がまだなければ、まずは各当地域で発行される新聞(大手新聞社含む)、地域の情報誌、業界紙、業界関連ニュースサイトをチェックし、アプローチすることをおススメします。
◆プレスリリースの情報提供時期 弊社は概ね「イベント開催日の1カ月前に情報提供を行う」ことを1つの目安としています。1カ月前～3週間前には各当メディアや記者にプレスリリースが渡っている、という状況です。
それにより、開催までのネットニュースでの露出や、事前取材による露出に繋がり、当日のTV・大手新聞社の取材などにも至っています。
※イベント規模が大きい場合や、重要度の高いイベントにおいては、2カ月前ぐらいから情報提供を行う、プレスリリース配信サイトも併用し、数回配信しています。
◆まとめ 「1カ月前に情報提供を行う」ことを1つの基準にし、それから逆算してプレスリリースの作成・確認や、個別アプローチを行うメディアや記者をリサーチしておくと、よりスムーズに広報活動が行えると思います。
本日は、【イベント広報】の進め方～リリース配信時期やメディアアプローチについて～、このテーマでお送りしました。今後取り上げてほしい内容、ご質問がありましたらコメント欄にご記載下さい。今後の記事の参考にさせていただきます。
株式会社エドカ 実績◆5年間スポンサーゼロ、メディア掲載ゼロの会社がTV5社、新聞3社、Yahoo!などネットニュース20メディアで掲載。アニメとのコラボ、行政との取り組み、法人企業6社との新規取引に発展。
◆無名から全国区に。3年で売上2倍（7億から14億） アーティストご用達のブランドに。
◆売上減で窮地に立たされていた商品が全国で完売。Amazonで品切れ、20倍の価格に高騰。TVやネットニュースで話題になり、法人取引の新規問い合わせが急増。
◆2年間ネットニュースの掲載が主の状態から、1年でTV、大手新聞社、経済誌、全国誌、Yahoo!news 等で掲載。既存スポンサーの継続、及び、新規スポンサーの拡大に成功し、大手企業1社から○億円の受注を獲得。
オンラインにて無料個別相談を実施中現在、オンラインにて無料個別相談会を実施しています。広報支援、スポンサー獲得支援をご希望の企業様は、お問い合わせフォームよりご連絡下さい。
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